E-Rechnung im GaLaBau: Was ab 2027 gilt

Was eine E-Rechnung ist – und warum ein PDF nicht reicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, dessen Daten automatisch weiterverarbeitet werden können. Ein einfaches PDF enthält zwar eine sichtbare Rechnung, gilt seit 2025 aber als sonstige Rechnung, weil die Pflichtangaben nicht strukturiert vorliegen.

In Deutschland sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD verbreitet. Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten und wird für Menschen meist erst durch eine Visualisierung lesbar. ZUGFeRD verbindet eine sichtbare PDF-Datei mit einem eingebetteten strukturierten Datensatz. Beide Formate können geeignet sein, wenn sie die gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllen. Entscheidend ist nicht die Dateiendung, sondern der maschinell auswertbare Inhalt.

• XRechnung: strukturierter Datensatz, der häufig über eine Software oder ein Portal visualisiert wird.
• ZUGFeRD: sichtbare PDF-Datei plus eingebettete strukturierte Rechnungsdaten.
• Einfaches PDF: seit 2025 eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung im steuerlichen Sinn.

Quelle: BMF-FAQ zur verpflichtenden E-Rechnung ↗ · GaLaBau-Software für Büro und Baustelle →

Welche Fristen für GaLaBau-Betriebe gelten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei einem maßgeblichen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027.

Damit beginnt die verpflichtende Ausstellung bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen nach aktuell geltendem Stand für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze am 1. Januar 2027. Für kleinere Betriebe endet die Übergangsfrist grundsätzlich am 31. Dezember 2027. Politische Forderungen nach einer Verschiebung ändern diese Rechtslage erst, wenn eine wirksame gesetzliche Änderung veröffentlicht ist.

Rechtsgrundlage: § 27 Absatz 38 UStG ↗ · Einordnung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks ↗

Privatkunde, Geschäftskunde oder öffentliche Hand?

Im GaLaBau reicht die Frage ‚Ist die Rechnung digital?‘ nicht aus. Zuerst muss klar sein, wer die Leistung bezieht. Bei privaten Gartenkundinnen und -kunden handelt es sich regelmäßig um B2C-Umsätze; die umsatzsteuerliche B2B-Pflicht greift dort grundsätzlich nicht. Bei Hausverwaltungen, Bauträgern, Gewerbebetrieben oder anderen inländischen Unternehmen kann sie dagegen relevant werden.

Für öffentliche Auftraggeber können bereits heute zusätzliche B2G-Regeln gelten – etwa Portale, Leitweg-IDs oder eigene Formatvorgaben. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und gesetzlich benannte Sonderfälle können ausgenommen sein. Die Kundenart und der vereinbarte Übermittlungsweg gehören deshalb früh an den Auftrag, nicht erst auf die Checkliste beim Rechnungsversand.

• B2C: private Endkundschaft ist von der umsatzsteuerlichen B2B-Pflicht grundsätzlich nicht betroffen.
• B2B: bei inländischen Geschäftskunden kann die Pflicht greifen.
• B2G: öffentliche Auftraggeber können zusätzlich eigene Portale und Kennungen verlangen.
• Sonderfälle: Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und einzelne steuerfreie Umsätze gesondert prüfen.

Warum Bauleistungen besondere Vorbereitung brauchen

Im Garten- und Landschaftsbau werden Leistungen nach Positionen, Mengen, Aufmaß oder Leistungsverzeichnis abgerechnet. Während der Ausführung entstehen Änderungen, Mehrmengen oder Nachträge. Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen bauen aufeinander auf; Fotos, Stundennachweise und Leistungsaufstellungen können als Anlagen nötig sein.

Das Bundesfinanzministerium behandelt Bauleistungen ausdrücklich: Der strukturierte Teil kann derzeit die einzelnen Gewerke mit ihren Summen enthalten, wenn eine detaillierte, menschenlesbare Aufschlüsselung nach Leistungsverzeichnis als Anlage beigefügt wird und der strukturierte Teil eindeutig auf sie verweist. Anlagen ergänzen die strukturierten Pflichtangaben, sie ersetzen sie nicht.

Die entscheidende betriebliche Frage lautet daher: Sind Aufmaß, Leistungsstand, vereinbarte Änderungen und bereits berechnete Abschläge so am Auftrag dokumentiert, dass das Büro daraus ohne Rekonstruktion eine prüfbare Rechnung erstellen kann? Wenn nicht, liegt der Engpass vor dem Exportknopf.

Baustellendokumentation im GaLaBau richtig organisieren → · BMF-Hinweis zu Bauleistungen und Anlagen ↗

Der E-Rechnungsprozess in sieben Schritten

Eine verlässliche E-Rechnung entsteht nicht durch einen einzelnen Export. Sie entsteht aus einem vollständigen Vorgang, in dem die nächste Person auf geprüften Daten weiterarbeiten kann. Legen Sie für jeden Schritt fest, welche Information vorliegen muss, wer sie freigibt und wo das Ergebnis abgelegt wird.

• 1. Kundenart und Übermittlungsweg festlegen: B2C, B2B oder B2G, Rechnungseingang, Referenz und gegebenenfalls Leitweg-ID klären.
• 2. Auftragsdaten einmal erfassen: Adresse, Leistungsort, Projektbezeichnung und Zahlungsbedingungen aus Angebot und Auftrag übernehmen.
• 3. Leistungsstand zurückführen: freigegebenes Aufmaß, Positionen, Änderungen, Nachträge und Anlagen am Auftrag sammeln.
• 4. Passendes Format erzeugen: XRechnung oder zulässiges ZUGFeRD-Profil für den konkreten Empfänger wählen.
• 5. Vor dem Versand validieren: Pflichtfelder, Beträge, Referenzen und technische Struktur prüfen.
• 6. Originaldatei und Versandnachweis ablegen: strukturierten Datensatz unverändert und maschinell auswertbar aufbewahren.
• 7. Zahlungsstatus weiterführen: Fälligkeit, Zahlung, Rückfrage, Korrektur und Mahnung sichtbar machen.

Rechnungsablauf vom Auftrag bis zum Zahlungseingang →

Sechs Wochen statt Jahresendstress

Starten Sie nicht mit allen historischen Rechnungen und Sonderfällen gleichzeitig. Ein kleiner Pilot mit typischen echten Vorgängen zeigt schneller, ob Stammdaten, Freigaben, Format, Anlagen und Archivierung zusammenpassen.

Digitalisierung im GaLaBau schrittweise beginnen → · BGL: Digitalisierung und Prozesslandkarte im GaLaBau ↗

Sieben Fragen an Ihre Rechnungssoftware

Lassen Sie sich in einer Softwaredemo nicht nur eine fertige Musterrechnung zeigen. Prüfen Sie den Weg vom Auftrag bis zur archivierten Originaldatei. Ein allgemeines Werbeversprechen wie ‚E-Rechnung möglich‘ sagt noch nichts über Leistungsverzeichnisse, Abschläge oder Korrekturen aus.

• Kann die Software zulässige XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen und empfangen?
• Wie werden Aufmaß, Leistungsverzeichnis und weitere Anlagen eindeutig eingebunden?
• Lassen sich Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen nachvollziehbar aufeinander beziehen?
• Werden Pflichtfelder geprüft und kann der Datensatz technisch validiert werden?
• Bleibt die Rechnung mit Angebot, Auftrag, Baustellendokumentation und Zahlungsstatus verbunden?
• Wie werden Originaldatei, Korrekturen und Versandnachweis unverändert archiviert?
• Können die Daten vollständig an Steuerberatung oder Buchhaltung übergeben werden?

Rechnungsprogramm im GaLaBau: von Abschlag bis Zahlung →

Die häufigsten Fehler bei der Umstellung

Die meisten Probleme entstehen nicht am Stichtag, sondern durch falsche Annahmen im Vorfeld. Prüfen Sie besonders, ob Ihr Betrieb Empfang und Ausgang gleichwertig behandelt und ob die Originaldaten erhalten bleiben.

• Ein einfaches PDF wird weiterhin für eine E-Rechnung gehalten.
• Der Betrieb kümmert sich nur um Ausgangsrechnungen, obwohl der Empfang bereits seit 2025 möglich sein muss.
• Ein isoliertes E-Rechnungstool zwingt das Büro, Kunden-, Leistungs- und Abschlagsdaten erneut einzutippen.
• Privat-, Geschäfts- und Behördenkunden werden trotz verschiedener Regeln gleich behandelt.
• Bei einer hybriden Rechnung wird nur die sichtbare PDF-Ansicht und nicht der strukturierte Originaldatensatz aufbewahrt.
• Ein technischer Formatcheck ersetzt die fachliche Prüfung von Leistung, Betrag und Empfänger.

Kurzcheck: Ist Ihr Betrieb bereit?

Sie sind auf einem guten Weg, wenn Sie die folgenden Aussagen belastbar mit Ja beantworten können. Fehlen mehrere Haken, beginnen Sie nicht mit einer großen Systemmigration. Nehmen Sie einen typischen B2B-Auftrag und gehen Sie ihn vom angenommenen Angebot bis zur archivierten E-Rechnung vollständig durch.

• Wir können E-Rechnungen empfangen, sichtbar machen, prüfen und unverändert archivieren.
• Wir unterscheiden beim Auftrag zwischen Privat-, Geschäfts- und Behördenkunden.
• Unsere Software bildet XRechnung oder ein zulässiges ZUGFeRD-Format ab.
• Aufmaß, Änderungen, Anlagen und Abschläge bleiben eindeutig am Auftrag.
• Wir testen Rechnungen vor dem Versand mit realistischen Fällen.
• Versand, Fälligkeit, Zahlung und Korrekturen haben einen sichtbaren Status.
• Steuerberatung, Büro und Bauleitung kennen ihre Zuständigkeiten.

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